ウェビナー開催者必見！　案内メールの作成方法とテンプレート例

たとえどんなに内容の濃いウェビナー（オンラインセミナー）を企画できたとしても、適切な案内メールがなければ、想定した参加者数に達しづらいのが現実です。
本記事では、効果的なウェビナー案内メールの作成方法と、FanGrowthが実際に送っているメール例、テンプレートをご紹介します。初めて開催する方も開催経験のあるウェビナー担当者の方も、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナー案内メールとは？　重要性と目的

ウェビナーへの集客を左右するのがウェビナー案内メールです。ここでは、ウェビナーの集客に欠かせない案内メールの役割や、配信タイミングについて詳しく解説していきます。

ウェビナーの集客に欠かせない案内メール

案内メールには、ウェビナーの内容や日時、参加方法などの基本情報だけでなく、メール受信者にウェビナーへの関心を持ってもらうためのキャッチフレーズや特典情報を盛り込む必要があります。

また、ウェビナーのテーマや内容に応じて、ターゲットとなる受信者が異なることが考えられます。たとえば、経営層向けのウェビナーであれば、「事業」「戦略」などビジネスのより上流過程で使う言葉を使ってメールを作成することが大切です。ターゲットに刺さる文面にカスタマイズすることで、より多くの参加者を集められます。

ウェビナー開催日が近づいてきたら、リマインドメールを送信して、追い打ちをかけましょう。

成功のためのメール配信のタイミング

案内メールの配信タイミングに気をつけるべきです。タイミングが不適切であれば、メールが見過ごされてしまう可能性もあります。

メール配信の最適なタイミングは、ターゲット層によって異なります。

特にBtoB向けのコンテンツの場合、会社員がオフィスに到着し、朝のメールチェックを行う8〜9時頃に配信すると、メールが目立ちやすくなります。また、ランチタイムや休憩時間には、一息ついてメールを確認する人も多いため、この時間帯に配信することで開封率を向上させることができるでしょう。

しかし、ビジネスパーソンは夜間に接待や同僚との飲み会などの予定が入ることも多いため、夜間の配信は避けるのが良いとされています。

また、週末や祝日は休暇を取る人も多いため、メールが埋もれやすくなります。同様に週初めの月曜日も未読メールがたまっているため、なるべく避けたほうが良いでしょう。

ウェビナーの案内メールを配信する際には、前述のようなタイミングを意識するだけでなく、ウェビナーの日程や内容、ターゲット層の特性なども考慮に入れることが重要です。

ウェビナー案内メールの効果的な書き方

ここでは、ウェビナーの案内メールを効果的にするための書き方に焦点を当てて解説します。タイトルはもちろん、メール本文の構成はどうすべきか、、受信者の行動を促すためのポイントなどを押さえておきましょう。

魅力的なタイトルのつけ方

ウェビナーの案内メールはまず開封してもらわなければ意味がありません。開封という最初の関門を突破するためにすべきことは、魅力的なタイトルをつけることです。

タイトルは、受信者がメールの内容を予測するための手がかりであり、ウェビナー内容に関心を引かせる要素として非常に重要です。

以下の点を総合的に考慮して、タイトルを考えましょう。

ターゲットを絞る
タイトルを作成する際、その記事やメールのターゲットが誰なのかを明確にしましょう。たとえば、ビジネス関連のウェビナーであれば、ビジネスパーソンをターゲットにした言葉遣いや内容を考慮することが大切です。
役に立つことを伝える
タイトルには、ウェビナーの内容やそのメリットを簡潔に伝えることが重要です。マーケティング実務者をターゲットにしたいのであれば、「リード獲得必勝法」など具体的なノウハウを連想させるタイトル付けをしていきます。
言いたいことは一つに絞る
タイトルは短く、ポイントを絞ったものが効果的です。複数盛り込むと、伝えたいメッセージがブレて受信者が混乱してしまう可能性があります。
他のタイトルと並んだときの見た目を想定する
メールボックスには多くのメールが届くため、他のタイトルと比較して目立つように工夫することが大切です。
とはいえやりすぎない
クリックベイトのような誇大なタイトルは避けるべきです。内容と異なるタイトルは、受信者の信頼を失う原因となります。

コンテンツの構成とポイント

FanGrowthが実際に送っている案内メールの例

導入部
メールの最初の部分は、受信者の注意を引きつけるための導入として機能します。ウェビナーのテーマや目的を簡潔に紹介し、受信者の興味を引きつけるキャッチフレーズや疑問を投げかけることで、読み進めてもらうきっかけを作りましょう。
FanGrowthではHTMLメールを送信しています。アイキャッチとなる画像を冒頭に置き、メール本文を読んでもらえるようにしています。
ウェビナーの詳細情報
ウェビナーの日時、場所（オンラインの場合はURLやアクセス方法）、内容、登壇者などの基本情報を正確に伝えることが必要です。誤って違う日時で送信してしまった場合などは、訂正メールを送りましょう。
参加のメリット
受信者にウェビナーへの参加を促すため、メリットや特典を具体的に伝えることが大切です。たとえば、参加者限定の資料提供や、特別なキャンペーン情報などを盛り込むことで、参加意欲を高めることができます。
情報の整理
長文のメールは読むのが大変なため、情報を箇条書きやリスト形式で整理することで、受信者が必要な情報を迅速にキャッチアップできます。
CTA
メールの最後には、受信者に何をしてほしいのかを明確に伝えるCTA（コールトゥアクション）を配置します。たとえば、「とりあえず予約する」「詳細を見る」などのアクションを促すボタンやリンクを設置することで、受信者の行動を導くことができます。
フッター情報
メールの最後には、ウェビナー主催者の連絡先や、プライバシーポリシー、配信停止のリンクなどの必要な情報を記載します。

上記のポイントを参考に、効果的なメールコンテンツを作成しましょう。

▼テキストメールの場合のテンプレート

件名: 【明日開催】[ウェビナータイトル]

[会社名]
[名前]　様
お世話になっております。株式会社●●の▲▲です。

[ウェビナーを開催した背景について]そこでこの度、[ウェビナータイトル]と題したウェビナーを開催します。

本ウェビナーでは、[ウェビナーの概要]について詳しく解説します。

〈こんな方におすすめ〉
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ご参加を心よりお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

開催概要
日時：
参加費：
場所：オンライン開催（[配信ツール名]での配信になります）
主催：株式会社●●

株式会社●●
連絡先: ●●●●@example.com
TEL: ●●-●●●●-●●●●